Thực hiện Nghị quyết số 198/NQ-HĐT ngày 11 tháng 10 năm 2024 của Hội đồng trường về kỳ họp thứ 18 của Hội đồng trường Trường Đại học Cần Thơ nhiệm kỳ 2020 - 2025, Hiệu trưởng đã thành lập Tổ công tác xây dựng Quy định quy trình ban hành quy định, quy chế của Trường Đại học Cần Thơ (ĐHCT) và giao Phòng Thanh tra - Pháp chế chủ trì xây dựng Dự thảo, tổ chức lấy ý kiến. Sau thời gian thực hiện đến ngày 31/12/2024, Hiệu trưởng đã có Tờ trình số 5096/TTr-ĐHCT trình Hội động trường ban hành Quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ của Trường Đại học Cần Thơ. Ngày 11 tháng 01 năm 2025, Hội đồng trường Trường ĐHCT đã thông qua và ban hành Nghị quyết số 22/NQ-HĐT về việc ban hành Quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ của Trường Đại học Cần Thơ.

Phòng Thanh tra – Pháp chế trân trọng giới thiệu đến các đơn vị Quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ của Trường Đại học Cần Thơ với các nội dung chính như sau:

1. Sự cần thiết ban hành

Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ, Trường cần ban hành các văn bản nội bộ để triển khai thi hành pháp luật của Nhà nước và chỉ đạo của cấp trên. Việc xây dựng và ban hành các văn bản nội bộ được giao cho nhiều đơn vị chủ trì thực hiện tùy theo lĩnh vực phụ trách nên cần có quy trình thống nhất để hướng dẫn các đơn vị xây dựng và ban hành văn bản nội bộ.

2. Mục đích ban hành

Thẩm quyền ban hành VBNB đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và trong Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Trường Đại học Cần Thơ[1]. Việc lấy ý kiến về các dự thảo VBNB của Trường cũng đã được quy định tại Quy chế thực hiện dân chủ tại Trường  ĐHCT. Tuy nhiên, việc thực hiện thẩm quyền ban hành này và việc lấy ý kiến chưa có quy định thống nhất về cách thức, các bước thực hiện trong toàn trường. Vì vậy, mục đích ban hành Quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ là để hướng dẫn thống nhất về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ của Trường và làm căn cứ cho các đơn vị thực hiện.

3. Bố cục và nội dung cơ bản của Quy định

Quy định có 04 Chương, 20 Điều, gồm nội dung chủ yếu như sau:

Chương I. Quy định chung

Gồm 08 Điều (từ Điều 1 đến Điều 8) quy định về: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng; giải thích từ ngữ; nguyên tắc xây dựng và ban hành văn bản nội bộ; quyền và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức tham gia trong việc xây dựng và ban hành văn bản nội bộ; yêu cầu đối với dự thảo văn bản nội bộ; việc thành lập Tổ soạn thảo văn bản nội bộ; đính chính, sửa đổi, bổ sung văn bản nội bộ.

Về các văn bản nội bộ của Trường ĐHCT, khoản 2 Điều 2 quy định như sau:

“ Văn bản nội bộ là văn bản chứa đựng những quy định của Trường Đại học Cần Thơ do Hội đồng trường hoặc Hiệu trưởng ban hành để quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động, tiêu chuẩn chuyên môn, các điều kiện bảo đảm chất lượng và điều chỉnh các hoạt động khác của Trường Đại học Cần Thơ. Văn bản nội bộ bao gồm: chiến lược, kế hoạch phát triển, quy chế tổ chức và hoạt động, quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý tài sản công, quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở, nội quy và các quy chế, quy định khác.”

Chương II. Trình tự xây dựng văn bản nội bộ

Gồm 08 Điều (từ Điều 9 đến Điều 16) quy định về: Trình tự, thủ tục, hồ sơ trong quá trình xây dựng văn bản nội bộ.

Chương III. Trình tự ban hành văn bản nội bộ

Gồm 02 Điều (từ Điều 17 đến Điều 18) quy định về: Trình tự, thủ tục, hồ sơ khi ban hành văn bản nội bộ thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng và của Hội đồng trường.

Chương IV. Tổ chức thực hiện

Gồm 02 Điều (từ Điều 19 đến Điều 20) quy định về: Trách nhiệm tổ chức thực hiện và điều khoản thi hành.

4. Một số lưu ý về Quy định

4.1. Nội dung chính của trình tự xây dựng và ban hành VBNB gồm các bước chính yếu sau:

4.1.1. Đối với VBNB thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng

1. Đề xuất ban hành VBNB.
2. Giao đơn vị chủ trì xây dựng VBNB (đơn vị quản lý lĩnh vực có liên quan).
3. Thành lập Tổ soạn thảo VBNB (Nếu thấy cần thiết, Hiệu trưởng quyết định thành lập Ban chỉ đạo và ban hành 01 Quyết định chung).
4. Soạn thảo Dự thảo VBNB.
5. Gửi cho VPT và PTTPC kiểm tra sơ bộ về thể thức trình bày văn bản và căn cứ pháp lý (cần thống nhất các điều chỉnh nếu có trước khi gửi lấy ý kiến các bên có liên quan).
6. Lấy ý kiến các đối tượng có liên quan về dự thảo (căn cứ quy định của Quy chế thực hiện dân chủ ở Trường ĐHCT để xác định đối tượng cần lấy ý kiến).
7. Phản hồi ý kiến sau khi lấy ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo VBNB.
8. Lấy ý kiến tư vấn của HĐ KHĐT Trường ĐHCT (đối với VBNB phải có ý kiến tư vấn của HĐ KHĐT theo quy định tại Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Trường ĐHCT). (cần thống nhất các điều chỉnh nếu có trước khi gửi PTTPC thẩm định). (bước này sẽ không thực hiện đối với VBNB mà quy định không phải lấy ý kiến tư vấn của HĐ KHĐT).
9. Gửi PTTPC thẩm định Dự thảo VBNB (Đơn vị chủ trì và PTTPC cần thống nhất các điều chỉnh nếu có).
10. PTTPC xác nhận hoàn thành việc thẩm định dự thảo VBNB.
11. Trình hồ sơ kèm dự thảo đã hoàn thiện cho Hiệu trưởng ban hành.
12. Nếu thông qua dự thảo, VPT phát hành VBNB, chuyển đơn vị (TTTTQTM) đăng website công bố.
13. Công khai và tổ chức thi hành VBNB.

4.1.2. Đối với VBNB thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng trường

1. Đề xuất ban hành VBNB.
2. Giao đơn vị chủ trì xây dựng VBNB (đơn vị quản lý lĩnh vực có liên quan).
3. Thành lập Ban chỉ đạo, Tổ soạn thảo VBNB (Hiệu rưởng ban hành 01 Quyết định chung).
4. Soạn thảo Dự thảo VBNB.
5. Gửi cho VPT và PTTPC kiểm tra sơ bộ về thể thức trình bày văn bản và căn cứ pháp lý (cần thống nhất các điều chỉnh nếu có trước khi gửi lấy ý kiến các bên có liên quan).
6. Lấy ý kiến các đối tượng có liên quan về dự thảo (căn cứ quy định của Quy chế thực hiện dân chủ ở Trường ĐHCT để xác định đối tượng cần lấy ý kiến).
7. Phản hồi ý kiến sau khi lấy ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo VBNB.
8. Lấy ý kiến tư vấn của HĐ KHĐT Trường ĐHCT (nếu có đối với VBNB phải có ý kiến tư vấn của HĐ KHĐT theo quy định tại Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Trường ĐHCT). (cần thống nhất các điều chỉnh nếu có với HĐ KHĐT trước khi gửi PTTPC thẩm định).
9. PTTPC thẩm định Dự thảo VBNB (Đơn vị chủ trì và PTTPC cần thống nhất các điều chỉnh nếu có).
10. PTTPC xác nhận hoàn thành việc thẩm định dự thảo VBNB.
11. Trình hồ sơ kèm dự thảo đã hoàn thiện cho Hiệu trưởng trình cho Hội đồng trường ban hành theo quy định.
12. HĐT thẩm định hồ sơ và thông qua hoặc không thông qua dự thảo.
13. Nếu thông qua dự thảo, HĐT phát hành VBNB, chuyển đơn vị (TTTTQTM) đăng website công bố.
14. Công khai và tổ chức thi hành VBNB.

4.2. Lưu đồ và biểu mẫu

Lưu đồ và biểu mẫu liên quan về quy trình xây dựng và ban hành VBNB được công khai trên website của Phòng Thanh tra – Pháp chế.

4.3. Công khai Quy định

Quy định về quy trình xây dựng và ban hành VBNB được công khai trong mục Văn bản trên website của Trường ĐHCT (https://www.ctu.edu.vn/images/upload/vbdh/hdt/22__NQ_banhanh_Quy_dinh_xay_dung_VBNB-1.pdf).

Trên đây là thông tin giới thiệu về Quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản nội bộ của Trường Đại học Cần Thơ phổ biến đến toàn thể giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động trong Trường để tham khảo, theo dõi và thực hiện.

Trân trọng./.

[1] Các đơn vị có thể tham khảo về thẩm quyền ban hành VBNB được quy định tại một số văn bản như Luật Giáo dục đại học năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2018), Nghị định 99/2019/NĐ-CP; Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường ĐHCT.